МТО в Эмбе: ориентация на результат

Работники АО «Эмбамунайгаз» – будущее за изменениями!

В одном из прошлых номеров мы начали рубрику, в которой работники дочерней компании – АО «Эмбамунайгаз» рассказывают об изменениях, внедряемых в компании в рамках перспективного развития. Сегодня речь пойдет об еще одном важном направлении – оптимизации процессов материально-технического обеспечения (далее МТО).

Директор департамента перспективного развития Денис ПАК

– От эффективной работы всей цепочки МТО, начиная с планирования потребности до фактического потребления, зависит эффективность компании в целом и успешное достижение производственных планов. Руководство АО «Эмбамунайгаз», инициируя проект «Повышение эффективности процессов материально-технического обеспечения», добивалось достижения следующих целей – это снижение складских запасов до уровня страховых, улучшение оборачиваемости складских запасов, повышение прозрачности движения материальных потоков и контроля над системой МТО. 
В работу над Проектом были вовлечены представители практически всех подразделений АО «Эмбамунайгаз», особо хотелось бы отметить большой вклад департаментов добычи нефти и газа (Кожабаев С.Т.), автоматизации производства и информационных технологий (Ержигитова И.А.), механики (Буркулов К.Р.) и транспорта (Атырауов Г.К.), энергетики (Науашев Н.Т.), материально-технического снабжения (Эксузьян С.В.), НГДУ «Жылыоймунайгаз» (Айтимов Н.Б.), НГДУ «Кайнармунайгаз» (Зулкаров Д.Н.), НГДУ «Жайыкмунайгаз» (Кадыркулова Б.К.), НГДУ «Доссормунайгаз» (Арыстанова Ж.), Управление Эмбамунайэнерго (Баямиров Б.К.), Управление производственно-техническим обеспечением и комплектации оборудованием (Сагитжан А.С.).
Работа над Проектом велась сразу в нескольких направлениях: были разработаны регламентирующие бизнес-процесс документы, нормативно-справочная информация, ключевые показатели эффективности (KPI), готовились изменения в организационную структуру и по завершению данных этапов – автоматизация в системе SAP оптимизированных процессов МТО. Подробнее о каждом этапе работ расскажут участники Проекта.

Начальник отдела стандартизации и управления изменениями департамента перспективного развития 
Гульмира АХМЕТОВА

– В рамках Проекта все регламентирующие бизнес-процесс документы разрабатывались с точки зрения процессного подхода к управлению. Были выявлены и устранены «узкие места», такие как: дублирование ответственности, излишние согласования, в результате были получены документы, делающие все операции прозрачными и понятными. Процессный подход к управлению значительно упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает зависимость работы Общества от человеческого фактора.

Старший инженер департамента перспективного развития Ахмет МАКСИТБЕКОВ

– При разработке нормативно-справочной информации (НСИ) была проведена работа над  подготовкой методологии классификации, по нормализации и ведению нормативно-справочной информации, являющейся основой для дальнейших работ. Далее были классифицированы и нормализованы справочники товаров, работ, услуг, в результате устранены ошибки, выявлены неполно/некорректно описанные и неактуальные позиции, устранены дубли, дополнена недостающая информация (обогащение), произведена унификация данных в справочниках товаров, работ и услуг, для автоматического формирования планов закупок к записям справочника МТР были привязаны коды ЕНС ТРУ.

Директор департамента бюджетиро-вания и экономического анализа Нурсауле ТАЖМАГАМБЕТОВА 

– Для оценки эффективности процессной деятельности, были разработаны и согласованы со всеми подразделениями АО «Эмбамунайгаз» ключевые показатели эффективности (KPI). Стоит отметить, что еще до утверждения системы KPI работники применяли ее на практике, чтобы оценить и заранее предусмотреть проблемы и разрешить их.
Для поддержания дальнейшего функционирования оптимизированных процессов МТО необходимо было провести организационные изменения. При этом ни о каком-либо сокращении штатной численности речи не шло, предусматривалось только проведение внутренней реорганизации. В результате разрозненные участники бизнес-процесса МТО объединены в единую команду, ориентированную на достижение общих целей. 

Инженер 2 категории департамента перспективного развития Айгуль ТАЖИГАЛИЕВА

– Завершающим этапом работ является автоматизация в системе SAP процессов МТО. Проведено обучение специалистов новой схеме планирования в ЦА, НГДУ, УЭМЭ, УПТОиКО, в SAP на основе документов резервирования (производственной потребности в ТМЦ) и прогнозного использования складских запасов сформирован бюджет материальных затрат, ранее производственные подразделения АО «Эмбамунайгаз» формировали бюджет закупок, при этом складские запасы не учитывались. Осуществлен автоматический перенос данных из SAP ERP в SAS FM для целей бюджетирования. В SAP сформирован план закупок товаров, внесена информация о проведенных закупочных процедурах, по запросу пользователей формируется обязательная отчетность по процессам МТО для предоставления в уполномоченные органы (ТОО «Самрук-Казына-Контракт», Министерство энергетики РК), также отчетность по движению материальных потоков (оборачиваемость, ABC-анализ, план-факт анализ поступления по договорам, потребления, уровня ТМЗ) в необходимом пользователю ракурсе (департамент, производственное подразделение, место хранения, место возникновения затрат и т.д.). 
В настоящее время издан приказ о вводе в промышленную эксплуатацию автоматизированных в SAP процессов МТО и запрете работы в Excel вне системы SAP, благодаря KPI деятельность участников процессов МТО стала измеримой и более эффективной, за счет оперативного формирования отчетности оптимизировано время работы сотрудников, данные по движению материальных потоков отражаются в системе SAP точно день в день.  Достигнуты следующие результаты: за 2016 год снижены складские запасы на 13%, к концу 2017 года планируется снизить еще на 18%, также улучшена оборачиваемость запасов, в 2015 году было – 239 дней, в 2016 году – 225 дней, к концу 2017 года планируется – 180 дней.