СЭД: единая система и эффективная интеграция

13 декабря 2018 года в АО НК «КазМунайГаз» состоялось стартовое совещание по проекту Программы трансформации  «Внедрение системы электронного документооборота».
Цель мероприятия проинформировать предс­тавителей дочерних организаций, входящих в периметр проекта, о статусе работ, презентовать общий подход к внедрению сис­темы электронного документооборота (СЭД), рассказать о дальнейших планах по переходу на единые правила документооборота КазМунайГаза, а также закрепить ответственность за создаваемой рабочей группой по проекту.
Как отметил Спонсор проекта, Управляющий директор по информационным технологиям, трансформации и цифровизации КМГ Дмит­рий Салов, необходимость внедрения единой системы документооборота, в первую очередь, продиктована новой организационной структурой компании. «Проведенный по ряду ключевых ДЗО анализ выявил разрозненность систем СЭД в разных компаниях. Это влечет существенные затраты на техподдержку. Во многих компаниях группы КМГ отсутствует обмен электронными входящими/исходящими письмами. Документы все равно дублируются в бумажном виде из-за чего сокращается скорость их доставки, соответственно снижается оперативность принятия управленческих решений. В некоторых компаниях вообще нет электронного документооборота. Вдобавок используемая сейчас в КМГ СЭД «Lotus» не развивается, так как она не отвечает требованиям современного документооборота».
Еще одной предпосылкой для реализации проекта является переход АО «Самрук-Қазына» с 1 января 2019 года на безбумажный элект­ронный документооборот. В этом смысле КазМунайГаз, как одна из ведущих портфельных компаний Фонда, разумеется, не должен оставаться в стороне.
Периметр данного проекта достаточно широкий. Со следующего года электронный документооборот по таким процессам как делопроизводство, корреспонденция, договоры, проектная документация, заседания Правления будет внедряться в головной компании КМГ, Общем центре обслуживания по ИТ, Павлодарском нефтехимическом заводе и «Kazakhstan Petrochemical Industries Inc.». В 2019-2020 годы планируется охватить 13 компаний группы КМГ и в дальнейшем СЭД будет распространена на все ДЗО КМГ.
По результатам проекта ожидается снижение затрат на техподдержку при внедрении единой СЭД по группе компаний КМГ. Повысятся прозрачность контроля за исполнительской дисциплиной и скорость передачи документов между организациями. Будут обеспечены безбумажный документооборот, единые взаимосвязанные процессы делопроизводства и единые правила документооборота. Немаловажно, что будущая система будет интегрирована с внешней СЭД Фонда «Самрук-Қазына».
Во время стартового совещания было подчеркнуто, что для успеха данной инициативы Трансформации требуются вовлеченность в процесс внедрения изменений и поддержка проектной команды со стороны заинтересованных лиц и работников указанных компаний.
После официальной части совещания обсуждались вопросы практического взаимодействия участников во время реализации и после завершения проекта. В программу мероприятия также вошла лекция на тему: «Как не провалить внедрение СЭД в организации».

Материал подготовлен 
командой Трансформации 
АО НК «КазМунайГаз»